Maja letos je bil v Uradnem listu objavljen Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A), ki je stopil v veljavo 20. maja 2023, v uporabo pa je stopil šest mesecev kasneje, in sicer 20. novembra 2023. Nova zakonodaja uvaja številne spremembe na področju vodenja evidenc o delovnem času delavcev, razširja pa tudi skupino delavcev, za katere je evidence potrebno voditi. V društvu Asociacija smo sicer v odziv na vrsto pripomb, težav in skrbi članstva in nevladne kulture ter nejasnosti, ki jih predstavlja zakon, resorno ministrstvo že opozorili na problematične točke zakonodaje, problematiko pa bomo naslovili tudi z Ministrstvom za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti ter vas o vseh redno aktivnostih obveščali.
Spremembe vsebine in obsega vodenja evidenc o delovnem času so v javnosti dvignila precej prahu, predvsem zaradi nejasnosti glede njegove točne implementacije in nezanemarljivo dodatnega administrativnega bremena, ki ga prinaša. V Asociaciji smo na odločevalce že naslovili zahtevo po dodatnih pojasnilih o najbolj perečih vprašanjih, v tem servisnem prispevku pa bomo povzeli ključne spremembe nove zakonodaje, ponudili napotke, kako jih upoštevati ter primer predloge, ki jo lahko uporabite pri razmisleku o načinih, kako boste evidence delovnega časa beležili v vaši organizaciji.
- Razširitev skupine delavcev, za katere je potrebno voditi evidence
Evidence o delovnem času zaposlenih je bilo potrebno voditi že pred letošnjo prenovo zakonodaje. A do sedaj je zakonodaja predvidevala precej jasno in relativno ozko zamejeno skupino delavcev, za katere jo je bilo potrebno voditi:
“Delavec ali delavka je vsaka fizična oseba, ki je v delovnem razmerju na podlagi sklenjene pogodbe o zaposlitvi.”
Sprememba zakonodaje prej opredeljenemu dodaja še dodatno določilo:
“Kot delavec se v smislu tega zakona šteje tudi oseba, ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi opravlja delo za delodajalca ali opravlja samostojno poklicno, kmetijsko ali drugo dejavnost, pod pogojem, da ga opravlja osebno in je vključen v delovni proces delodajalca ali pretežno uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa delodajalca, in oseba, ki pri delodajalcu opravlja delo zaradi usposabljanja.”
Četudi lahko iz različnih virov razberete, da je evidence delovnega časa potrebno voditi za kratkotrajne honorarne sodelavce, sodelavce na krajših avtorskih pogodbah, študente, zaposlene drugih podjetij, ki pri vas opravljajo svojo dejavnost, pa tudi, da fizičnim osebam z dejavnostjo, ki ne zaposlujejo drugih oseb, torej tudi samozaposlenim v kulturi, evidenc za lastno ni potrebno voditi, v društvu opozarjamo, da smo mnenja, da iz zakona to ne izhaja nedvoumno. Zakonsko materijo se namreč, da interpretirati tudi na način, da je tudi zanje vodenje evidenc delovnega časa obvezno. V Asociaciji smo se z zahtevo za pojasnilo že obrnili na resor, ki je pristojen za izvajanje zakona, ter vas bomo o spremembah redno obveščali.
Naše aktualno priporočilo je, da nove evidence vodite najmanj za delavce, s katerimi imate sklenjene pogodbe o zaposlitvi. Poleg tega priporočamo, da dokler ne bo na voljo več informacij oziroma se ureditev ne spremeni, evidence vodite tudi za druge delavce, ki imajo pri vas jasno določen delovni čas ali večino svojega dela opravijo za vašo organizacijo.
- Novi podatki, ki jih morajo vsebovati evidence
Med večjimi spremembami, je tudi prenovljen 18. člen ZEPDSV, kjer je razširjen nabor podatkov, ki jih morajo evidence o delovnem času vsebovati:
(z krepko so označena nova določila)
- podatke o številu ur (to pomeni, da se piše le št. opravljenih ur npr. 8 ur)
- skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa
- opravljene ure v času nadurnega dela
- neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca z oznako vrste nadomestila
- neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali neopravljene ure, za katere s prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila
- neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestila plače in
- število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanje oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje z oznako vrste statusa
8. čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela
9. izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom
10. opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo)
11. opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno
prerazporejenem delovnem času in
12. vpis tekočega seštevka ur v tednu, mesecu oz. letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.
Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti je v dokumentu o novostih nove zakonodaje že podalo določena pojasnila glede zahtev za beleženje novih podatkov. Za koriščenje odmora bo tako dovolj označiti, da je delavec porabil dodeljeni čas za malico, ne bo pa potrebno beležiti kdaj se je ta malica zgodila. Če delavec malice ni izkoristil v celoti, ste dolžni v evidenco zapisati, koliko minut odmora je delavec ta dan koristil.
- Obveščanje delavca o izrabi ur
Med novimi obveznostmi za delodajalce, ki jih predlaga zakon, so tudi dodatne obveznosti glede obveščanja delavcev o podatkih v evidenci, in sicer zakonodaja želi zagotoviti, da so podatki v evidenci delavcem redno dostopni. Prenovljeni četrti odstavek 19. člena zakona določata, da to delodajalec stori na dva načina:
- Delodajalec enkrat na mesec (ob plačilni listi) delavca obvesti o stanju v evidenci.
- Delavec lahko enkrat na teden zahteva vpogled v evidenco, za kar šteje tudi elektronski dostop delavca do evidence.
Verjetno bo za večino organizacij najboljša praksa elektronsko vodenje evidenc, ki bo olajšala njihovo vodenje tako za delavce kot delodajalce. Elektronsko vodenje evidenc pa je po novem obvezno za vse organizacije v primeru odkritih kršitev. Prav tako lahko elektronsko vodenje evidenc o delovnem času zahteva sindikat in delodajalec mora v primeru, da sindikalni zahtevi ne more ugoditi Inšpektoratu za delo to pisno obrazložiti.
- Hramba evidenc, kršitve in globe
Evidence o delovnem času delavcev morajo biti po novem hranjene in dostopne bodisi na sedežu organizacije ali na mestu opravljanja delovnega mesta. V praksi to pomeni, da morajo biti v primeru inšpekcijskega nadzora prosto dostopne in jih ne more več hraniti dislocirano (na primer pri računovodji), kar je bila pogosta praksa podjetij v preteklosti. Po zagotovilih MDDSZ je hranjenje evidenc v oblaku dovoljeno, dokler so datoteke nemudoma dostopne v primeru nadzora.
Nova zakonodaja predvideva tudi nove globe za kršitve, saj je inšpektorat do sedaj v teh primerih lahko izrekal le sankcije zaradi oviranja postopkov. Za manjše delodajalce (do 10 zaposlenih) bodo kazni znašale od od 300 do 8000 evrov, njihove odgovorne fizične osebe pa od 150 do 1200 evrov. Od 1500 do 20.000 evrov so za vodenje napačnih evidenc kaznovane večje pravne osebe, njihove odgovorne fizične osebe pa v znesku od 150 do 2000 evrov. Za prekrške v zvezi z elektronskim načinom vodenja evidence znašajo globe od 3000 do 20.000 evrov za podjetja, ki jim je z upravnim nalogom inšpektorat že izrekel vodenje elektronskih evidenc. Delodajalci, ki inšpektorjem ne bodo predali evidenc delovnega časa svojih zaposlenih, pa bodo lahko kaznovani z globo v višini od 1500 do 20.000 evrov.
Da vam olajšamo uvajanje sprememb smo za vas pripravili primer predloge elektronsko vodene evidence v obliki google sheet tabele, ki jo lahko uporabljate ali prilagodite za beleženje delovnega časa svojih delavcev. V tabelo smo poleg zakonsko predpisanih podatkov dodali nekaj postavk, ki se nam zdijo praktične za beleženje dela naših zaposlenih. Tabela je namenjena delu enega zaposlenega za en mesec.
Google sheets predloga (kliknete desno zgoraj na file in nato ustvari kopijo, ter si ustvarite kopijo na svojem google oblaku):
Za vse informacije o na temo in vsa morebitna druga vprašanja smo vam na voljo na info@asociacija.si.