Samozaposleni in nevladne organizacije sodelujejo tudi z javnimi zavodi, za plačilo opravljenih storitev pa morajo izdati elektronski račun. To storijo preko portala Uprava Republike Slovenije za javna plačila (UJP).
V tokratnem servisu obravnavamo nekatera dodatna pojasnila glede izpolnjevanja obrazca na portalu UJP in specifike, ki so vezane na samozaposlene v kulturi.
Portal UJP je spletna aplikacija, ki je namenjena pravnim in fizičnim osebam za pripravo in pošiljanje e-računov prejemnikom v javnem sektorju oz. proračunskim uporabnikom. Posamezni izdajatelj lahko preko aplikacije UJP eRačun pošlje v javni sektor največ 5 e-računov na mesec oziroma 60 e-računov letno (brezplačno).
V posamezna polja e-računu na portalu UJP vnesete naslednje podatke (glej slika 1):
- Številka dokumenta: je vaše interno številčenje dokumentov oz. računov, ki si datumsko in zaporedno sledijo linearno po časovnici, vodeni v evidenci knjigovodskih listin. Več o izdajanju in vodenju računov lahko preberete v prispevku Redne knjigovodske obveznosti, na spletni strani Asociacije.
- Datum izdaje: ne sme biti kasnejši od datuma pošiljanja računa. V e-račun je možno vnesti in shraniti račune z datumom izdaje kasnejšim od datuma pošiljanja računa, poslati pa jih je možno na datum izdaje računa ali kasneje. Računov z datumom izdaje kasnejšim od datuma pošiljanja ni možno poslati.
- Polja »obrnjena davčna obveznost« ne obkljukate. Za storitve v kulturi oz. za osebe, ki niso zavezane za DDV, omenjeno polje ne pride v poštev.
- Koda namena: OTHR je splošna koda, ki načeloma pokrije vse. V kolikor ocenjujete, da gre za specifično storitev pa izberite ustrezno kodo iz seznama.
- Referenca: 00 in nato št. računa (dokumenta) oz. sklic, ki je naveden v pogodbi/naročilnici. Poševnice in druga ločila nadomestite s pomišljajem, saj jih sistem ne prepoznava.
- Vrsta referenčnega dokumenta: pri poslovanju z javnim sektorjem mora obstajati podlaga za izdajo računa oz. za izplačilo, ki je navadno pogodba, naročilnica ali soroden dokument, ki ste ga sklenili z javno institucijo.
- Številka referenčnega dokumenta: vpiše se številka pogodbe, naročilnice, oziroma druga številka dokumenta, ki opredeljuje naročniško razmerje med vami in naročnikom.
- Datum referenčnega dokumenta: vpiše se datum pogodbe, naročilnice oziroma drugega dokumenta.
- Interna številka kupca: podatek se izpolni, če ga zahteva prejemnik oz. se ga pusti praznega.
Pri postavkah računa vnesete postavke računa, na podlagi katerih se izračuna vrednost računa (glej slika 2):
- opis blaga ali storitve: navedete storitev iz pogodbe,
- količina: za storitev navadno 1,
- iz padajočega menija se izbere enoto količine,
- cena na enoto brez DDV (polje Cena na enoto brez DDV (€)): vnesete ceno storitve,
- morebitni popust v % (polje Popust (%)),
- iz padajočega menija se izbere stopnja DDV: izberete »O – Storitve zunaj obsega sistema DDV«.
V okvirju spodaj »Končni tekst« samozaposleni obvezno pripišete še: »DDV ni obračunan na podlagi 1. odstavka 94. člena Zakona o davku na dodano vrednost (ZDDV-1)«.
Na dnu strani se e-računu pripne še dodatne datoteke, npr. pogodbe, dobavnice itd. Pri e-računih, kjer je skupna velikost prilog večja od 1 MB lahko uporabnik avtomatsko naloži veliko datoteko (priloga e-računa) v odložišče velikih datotek.
UJP eRačun je pripravljen, ko kliknete na gumb »Zaključi«, na kar se ta prikaže v seznamu vnesenih e-računov s statusom podpisan. Za oddajo pa je potrebno postopek potrditi s klikom na gumb »Pošlji«.
E-račun ima lahko enega izmed naslednjih statusov:
- Dostavljen: e-račun, ki je dostavljen prejemniku.
- Nedostavljen: e-račun, ki ni bil dostavljen prejemniku (s klikom na status Nedostavljen se izpiše besedilo oz. razlog zakaj e-račun ni bil dostavljen prejemniku).
- Sprejet: dostavljen e-račun za katerega je prejemnik še dodatno potrdil prejem e-računa (s klikom na status »Sprejet« se izpiše besedilo oz. sporočilo prejemnika).
- Zavrnjen: dostavljen e-račun, ki ga je prejemnik zavrnil (s klikom na status »Zavrnjen« se izpiše besedilo oz. sporočilo prejemnika o razlogih zavrnitve e-računa).
Da bi vedeli ali je e-račun uspešno prispel do naročnika, je na portalu UJP potrebno spremljati omenjene statuse. Hkrati je pomembno poudariti, da portal UJP eRačun ni namenjena hranjenju poslanih e-računov. Po 2 mesecih od vnosa računi v sistemu niso več na voljo. Uporabnik oziroma izdajatelj mora sam poskrbeti za hrambo e-računov izdanih prek aplikacije UJP eRačun v skladu z veljavnimi predpisi, ki urejajo hrambo e-računov.
Več informacij lahko najdete tudi v dokumentu NAVODILA ZA UPORABO PORTALA UJP eRačun, Ministrstva za Finance, urad Republike Slovenije za javna plačila. Za vsebinska vprašanja se lahko obrnete tudi na e-naslov portal.eracun@ujp.gov.si, za tehnična vprašanja pa na e-naslov podpora@ujp.gov.si. Po telefonu so dosegljivi na številki 05 33 86 304, od ponedeljka do petka med 8:00 in 15:00 uro.
* Nazadnje posodobljeno besedilo v juliju 2023.