Servis: Komunikacija z državnimi organi

Društvo Photon - foto Katja Goljat
Društvo Photon – foto Katja Goljat

Predstavniki nevladnih organizacij in posamezniki s področja umetnosti in kulturi se pogosto srečajo z dilemo, kako pravilno komunicirati z državnimi organi. Poslovanje organov državne uprave, organov samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblasti, ki ureja njihova razmerja do uporabnikov storitev ter poslovanje med različnimi organi in poslovanje znotraj organov, je določeno z Uredbo o upravnem poslovanju.

Sedanja temeljna pravila dolžnega poslovanja organov je na podlagi Zakona o splošnem upravnem postopku, Zakona o državni upravi in Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih sprejela prejšnja Vlada RS in so stopila v veljavo 17. aprila 2018, z njimi postavljeni standardi poslovanja s strankami pa so, kot pravijo, temelj moderne uprave, ki v ospredje postavlja uporabnika.

Uredba o upravnem poslovanju je ključna tudi kot izvršilni predpis za podzakonsko urejanje pravil splošnega upravnega postopka, ki se nanašajo na odpravo krajevne pristojnosti, določanje vlog, ki se vlagajo brez varnega elektronskega podpisa, obvezno pridobivanje podatkov iz uradnih evidenc ter izvajanje upravnih overitev. Zunanjim uporabnikom upravnih storitev pa omogoča razumevanje samega načina delovanja in poslovanja organov.

Uredba med drugim določa, da organi pri opravljanju upravnih nalog dokumentirajo opravljeno delo in ga evidentirajo v evidenci dokumentarnega gradiva. Delo organov se dokumentira z ustreznim zapisom: dokumentom, zaznamkom ali pisarniško odredbo tako, da je mogoče delo pozneje pregledovati, preverjati njegovo pravilnost, pravočasnost in kakovost izvajanja, dokazovati dejstva in ohraniti zapise za znanost in kulturo ali za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb.

Organ zagotavlja splošne informacije brezplačno vsakomur po svetovalcu za pomoč strankam ali po drugih javnih uslužbencih in po svetovnem spletu, lahko pa tudi v obliki pisnih informacij (brošure, zloženke, zgoščenke in podobno), ki so strankam dostopne v sprejemnih prostorih in na drugih ustreznih mestih. Na oglasni deski in na svoji spletni strani organ objavi seznam uradnih oseb, ki so v skladu z zakonom pooblaščene za vodenje upravnega postopka in odločanje v upravni zadevi. Seznam vsebuje osebno ime in naziv uradne osebe, ki je v skladu z zakonom pooblaščena za odločanje o upravnih zadevah in za dejanja v postopku pred odločbo, ter pooblastila, ki jih ima ta uradna oseba.

Stranka lahko poda svoje predloge, pripombe, kritike glede kakovosti poslovanja organa s strankami pisno, ustno ali z zapisom v knjigo pripomb in pohval, ki je v sprejemnem prostoru organa ali drugem primernem prostoru organa. Javni uslužbenec stranki na njeno zahtevo omogoči zapis v knjigo pripomb in pohval. Pripombe strank organ obravnava in nanje odgovori najpozneje v 15 dneh po prejemu, če razpolaga s strankinim osebnim imenom in naslovom. Če pa stranka z odgovorom ni zadovoljna, se lahko obrne še na organ, ki izvaja nadzor nad organom, ki je podal odgovor. Za zahtevnejše zadeve pa organ v tem roku pošiljatelju pošlje vsaj obvestilo o nadaljnjem postopanju in roku, ki ga je mogoče pričakovati za pripravo odgovora. Stranka lahko zahteva tudi pojasnilo o razlogu, zaradi katerega odločba ni bila izdana v zakonsko določenem roku. Organ stranko obvesti o razlogu za zamudo najpozneje v treh delovnih dneh po sprejemu zahtevka.