Po vpisu v razvid samozaposlenih v kulturi mora posameznica zavoljo pravilnosti in transparentnosti poslovanja v odnosu do države to izkazovati z vodenjem ustreznih evidenc poslovnih dogodkov. Namreč država samozaposlene ne obravnava kot delavce, ampak kot fizične osebe, ki na trgu samostojno opravljajo pridobitno dejavnost v okviru organiziranega podjetja, kot delodajalce samemu sebi.
V prispevku obravnavamo redne knjigovodske obveznosti samozaposlenih v kulturi in njihovo pravilno izvajanje.
Samozaposleni v kulturi morajo kot ostale fizične osebe, ki opravljajo dejavnost, upoštevati Pravilnik o poslovnih knjigah in drugih davčnih evidencah. To pomeni, da morajo voditi ustrezno evidenco poslovnih dogodkov, kar imenujemo knjigovodstvo, ki vsebuje evidenco knjigovodskih listin in evidenco osnovnih sredstev.
Za samozaposlene v kulturi z normirani odhodki je obvezno vodenje evidence knjigovodskih listin. Pri razumevanju obsega dokumentov, ki ga predvideva termin knjigovodska listina, je v 5. členu zgoraj omenjenega pravilnika zapisano, da so knjigovodske listine tiste, »ki dokazujejo poslovne dogodke v zvezi s prihodki, pripoznanimi v skladu s Slovenskimi računovodskimi standardi ali zakonom, ki ureja dohodnino.«
Evidenca knjigovodskih listin mora vsebovati naslednje podatke:
• zaporedno številko vpisa poslovnega dogodka;
• datum vpisa poslovnega dogodka (datum knjižbe);
• opis poslovnega dogodka; naziv stranke/udeleženca v poslovnem dogodku;
• znesek knjigovodske listine (znesek računa);
• številka in datum knjigovodske listine (številka in datum računa), ki je hkrati datum opravljene storitve;
• in znesek prihodkov (npr. čisti prihodki od prodaje, drugi prihodki, kot so subvencije, dotacije ipd., finančni prihodki iz poslovnih terjatev, pozitivne obresti).
Evidenco knjigovodskih listin je potrebno voditi po časovnem zaporedju. Knjigovodska listina pa mora biti označena z identično številko, ki je zavedena v evidenci.
Poleg tega pa morajo samozaposleni v kulturi voditi še evidenco osnovnih sredstev. Ta so definirana v Slovenskem računovodskem standardu (2016) kot: »Opredmeteno osnovno sredstvo je sredstvo v lasti ali finančnem najemu, ki se uporablja pri ustvarjanju proizvodov ali opravljanju storitev oziroma dajanju v najem ali za pisarniške namene ter se bo po pričakovanjih uporabljalo v več kot enem obračunskem obdobju.« Na primer, če samozaposleni za opravljanje svojega dela (knjigovodstvo, samopromocija, itd.) uporablja svoj osebni računalnik, ga mora prav tako voditi kot osnovno sredstvo. Od osnovnih sredstev za tista, ki po dobaviteljevem obračunu ne presegajo vrednosti 500 eurov velja, da se lahko izkazujejo skupinsko kot drobni inventar (razen, če sledijo pravilu prednosti vsebine pred obliko). Stvari drobnega inventarja, katerih posamična nabavna vrednost po dobaviteljevem obračunu ne presega 500 eurov, se lahko razporedi med material. V splošnem je potrebno v računovodskem pravilniku tudi definirati, kaj se uvršča med osnovna sredstva, kaj med drobni inventar in kaj se takoj prenaša med stroške materiala. Vodenje te evidence je lahko koristno, če bi normiranec želel ali pa moral preiti na ugotavljanje davčne osnove z upoštevanjem dejanskih odhodkov, saj bo takrat ugotavljal knjigovodske vrednosti svojih osnovnih sredstev.
Evidenca osnovnih sredstev mora vsebovati:
• zaporedno številko osnovnega sredstva;
• datum listine, ki je podlaga za pridobitev osnovnega sredstva;
• oznako listine, ki je podlaga za pridobitev osnovnega sredstva;
• opis dobavitelja osnovnega sredstva;
• opis osnovnega sredstva;
• nabavno vrednost osnovnega sredstva (v skladu s SRS);
• amortizacijsko obdobje (v skladu s 33. členom Zakona o davku od dohodkov pravnih oseb (ZDDPO-2));
• datum pridobitve osnovnega sredstva;
• datum izločitve osnovnega sredstva;
• in knjigovodsko vrednost osnovnega sredstva ob odtujitvi.
Za fizične osebe, ki opravljajo dejavnost, katerih davčna osnova se ugotavlja na podlagi dejanskih odhodkov, pa vodenje zgoraj opisane enostavne evidence poslovnih dogodkov ni dovolj. Te morajo izbirati med sistemoma dvostavnega ali enostavnega knjigovodstva. O tem morajo obvestiti pristojni davčni organ najpozneje v osmih dneh po začetku poslovanja. O nadaljnjih spremembah iz tega naslova pa morajo obvestiti pristojni davčni organ najpozneje do 31. decembra tekočega leta za naslednje davčno leto oziroma ob obračunu akontacije dohodnine od dohodka iz dejavnosti, ki ga je potrebno oddati najkasneje do 31. marca za preteklo leto. Med letom se izbrani sistem vodenja poslovnih knjig ne sme spreminjati.
* Nazadnje posodobljeno besedilo v juliju 2023.